Wie Unisense jeden Mitarbeiter zum Vertriebsprofi mit über 15 Jahren Erfahrung machte

Wir wollten weg von verstreuten Posteingängen hin zu gemeinsamem Wissen.

Wie viele B2B-Unternehmen hatte Unisense über 15 Jahre lang tiefgreifendes Fachwissen in den Bereichen Vertrieb, Betrieb, Preisgestaltung und Technik aufgebaut. Das Problem? Fast alles davon war in individuellen Outlook-Postfächern, verstreuten Dokumenten und Datenblättern begraben, die niemand leicht finden konnte.

Neue Mitarbeiter hatten nur begrenzten Zugriff auf frühere Entscheidungen, und erfahrene Teammitglieder verbrachten wertvolle Zeit damit, alte E-Mail-Verläufe zu durchsuchen, um sich an vergangene Entscheidungen zu erinnern. Die herkömmliche Suche reichte nicht aus: Man musste die richtigen Schlagworte kennen und dann jedes Ergebnis manuell durchlesen. Unisense brauchte einen intelligenteren Weg, um dieses institutionelle Wissen nutzbar zu machen und es allen genau dort zur Verfügung zu stellen, wo sie bereits arbeiten.

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Wir haben einen KI-Assistenten mit Quellenanbindung direkt in Outlook integriert.

Um dies zu lösen, hat Unisense gemeinsam mit Obsidian einen Retrieval-Augmented Generation (RAG)-Assistenten entwickelt, der von Grund auf auf Genauigkeit, Transparenz und Skalierbarkeit ausgelegt ist.

Mithilfe eines benutzerdefinierten Python-Workflows haben wir über 375.000 Quellen aus E-Mails, Dokumenten, Datenblättern und Unternehmensinformationen verarbeitet und indexiert. Um die Eigenständigkeit der beiden Marken zu wahren, wurde die Wissensdatenbank in separate Indizes für Unisense und Unisense Environment unterteilt. Der Assistent wurde anschließend direkt in Outlook integriert und ist durch dieselben Sicherheitsmechanismen geschützt wie die anderen internen Systeme von Unisense.

In der Praxis: Wenn ein Mitarbeiter eine E-Mail liest, wird diese automatisch als Kontext verwendet: Das System ruft die relevantesten Quellen aus der RAG-Datenbank ab und liefert eine direkte, mit Quellen belegte Antwort – ohne lange Dokumentenlisten oder manuelles Lesen.

Veraltete Quellen können dynamisch entfernt und Systemanweisungen laufend angepasst werden. Diese skalierbare Wissensdatenbank bildet zudem die Grundlage für ein internes Tool für unternehmensweite Fragen sowie einen Chat auf der externen Website, der einfache Kundenanfragen beantworten kann, ohne dabei interne Quellen zu zitieren.

Skalierbare Unternehmensintelligenz, direkt integriert in den Arbeitsalltag.

Die implementierte Lösung hat unstrukturierte E-Mail-Daten und Unternehmensinformationen erfolgreich in eine beständige Wissensbasis verwandelt, die kontinuierlich mitwächst. Indem der Fokus auf die Bereitstellung von Wissen statt auf automatisierte E-Mail-Texte gelegt wurde, ermöglichte die Lösung ein schnelleres Onboarding, eine stärkere interne Abstimmung und effizientere Entscheidungsprozesse.

Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, Spezialisten können vergangene Entscheidungen sofort validieren und wertvolle Erkenntnisse bleiben auch bei wachsenden Teams zugänglich und nachvollziehbar. Die Architektur ist vollständig darauf ausgelegt, auf Tausende weiterer E-Mails und Dokumente für beide Marken zu skalieren.